Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir möglichst zum 01. April 2025 eine:n Mitarbeiter:in (m/w/d) für das Büro- und Organisationsmanagement mit einer durchschnittlichen Wochenarbeitszeit von 39 Stunden (Teilzeit möglich). Die Vergütung erfolgt in Anlehnung an den Tarifvertrag des Bundes TVöD 9b. Die Stelle ist zunächst bis 31. Dezember 2025 befristet, mit Aussicht auf Verlängerung.
Ihre Aufgaben:
- Sie arbeiten in enger Abstimmung mit der Büroleiterin und der Geschäftsführung,
- koordinieren die interne Kommunikation des IEP und sind Ansprechpartner:in für Arbeits- und Büroabläufe,
- organisieren die Räumlichkeiten des IEP und verantworten die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern,
- betreuen das Adressmanagement und verwalten die Institutskontakte,
- unterstützen die Organisation von öffentlichen Veranstaltungen und Gremiensitzungen,
- unterstützen Abläufe der Buchhaltung.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder ein abgeschlossenes (sozialwissenschaftliches) Studium (Fachhochschule oder B.A.).
- Erfahrungen im Office Management, Sekretariat und/oder in der Veranstaltungsorganisation.
- Organisationstalent: Sie arbeiten strukturiert, problemlösungsorientiert und sorgfältig.
- Teamfähigkeit: Sie sind bereit, Verantwortung für das Team und allgemeine Institutsfunktionen zu übernehmen.
- Hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit, Loyalität und Zuverlässigkeit.
- Hervorragende deutsche und sehr gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift.
- Umfassende Kenntnisse der gängigen Microsoft Office Programme, Erfahrungen mit digitalen Kollaborationstools von Vorteil.
- Interesse für politische Prozesse und europäische Politik sowie Kenntnisse der EU-Institutionen von Vorteil.
Wir bieten:
- Ein spannendes, dynamisches und chancengerechtes Arbeitsumfeld in einem jungen und motivierten Team an einem europaweit vernetzten Forschungsinstitut.
- Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit.
- Flexibles Arbeiten am Dienstort Berlin.
Bewerbung:
Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben, tabellarischem Lebenslauf, Studiennachweise und Arbeitszeugnissen zusammengefasst in einer PDF-Datei per Mail an bewerbungen@iep-berlin.de unter Angabe der Referenz Office_2025. Einsendeschluss ist der 23. Februar 2025, 24:00 Uhr. Bewerbungsgespräche werden voraussichtlich in der Kalenderwoche 11 stattfinden.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
