Zur Unterstützung des IEP Teams und der Assistenz der Geschäftsführung suchen wir möglichst zum 01. Juli 2024 eine:n Mitarbeiter:in (m/w/d) im Büro- und Organisationsmanagement (Vollzeit 50% (Teilzeit möglich), TVöD 9b. Die Stelle ist zunächst bis 31. Dezember 2024 befristet; mit Aussicht auf Verlängerung.
Ihre Aufgaben:
- Sie arbeiten in enger Abstimmung mit der Büroleiterin und Assistentin der Geschäftsführung,
- Koordinieren die interne Kommunikation des IEP und sind Ansprechpartner:in für Arbeits- und Büroabläufe,
- Organisieren die Arbeit in den Büroräumen und verantworten die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern,
- Betreuen das Adressmanagement und verwalten die Institutskontakte,
- Unterstützen die Organisation von öffentlichen Veranstaltungen und Gremiensitzungen,
- Unterstützen Abläufe der Buchhaltung.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder ein abgeschlossenes (sozialwissenschaftliches) Studium (B.A.).
- Erfahrungen im Sekretariatsbereich und/oder in der Veranstaltungsorganisation.
- Organisationstalent: Sie arbeiten strukturiert, problemlösungsorientiert und sorgfältig.
- Teamfähigkeit: Sie sind bereit Verantwortung für allgemeine Institutsfunktionen zu übernehmen.
- Hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit, Loyalität und Zuverlässigkeit.
- Hervorragende deutsche und sehr gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift.
- Umfassende Kenntnisse der gängigen Microsoft Office Programme, Erfahrungen mit digitalen Kollaborationstools von Vorteil.
- Interesse für politische Prozesse und europäische Politik sowie Kenntnisse der EU-Institutionen von Vorteil.
Wir bieten:
- Ein spannendes, dynamisches und chancengerechtes Arbeitsumfeld in einem jungen und motivierten Team an einem europaweit vernetzten Forschungsinstitut.
- Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit. Durch die Vielfalt der Aufgaben bietet diese Position viel Gestaltungsspielraum und Entwicklungspotenzial.
- Eine sinnstiftende Arbeit.
- Flexibles Arbeiten am Dienstort Berlin und von zu Hause.
Bewerbung:
Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung (Anschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Ausbildungs- oder Studiennachweise, evtl. Arbeitszeugnisse) gesammelt in einer PDF-Datei bis zum 02.06.2024 per E-Mail an: bewerbungen@iep-berlin.de. Bitte vermerken Sie die Referenz: Organisationsmanagement_2024 im Betreff. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
